不動産売却の必要書類一覧登記識別｜査定から確定申告まで完全ガイド

不動産を売却する際、「どんな書類が必要なのか分からず不安だ」と感じる人は多い。売却の流れでは査定、媒介契約、売買契約、引き渡し、そして確定申告に至るまで、それぞれの段階で提出すべき書類がある。
本記事では、登記事項証明書や納税通知書、境界確認書から確定申告書までを、売却の流れに沿って整理した一覧を提示する。まず全体像を把握し、その後に本文で各段階ごとの詳細を解説する。内容を理解すれば、手続きの遅延やトラブルを防ぎ、売却を計画的かつ効率的に進められる。

不動産売却で売主が準備する必要書類の全体像

不動産売却では、売主が準備すべき書類が数多く存在する。これらは査定、媒介契約、売買契約、引き渡し、確定申告と段階ごとに異なる。
例えば、登記事項証明書や権利証は所有者を証明するために必須であり、税金関係では固定資産税納税通知書が必要となる。さらに、マンションでは管理規約や修繕積立金関連の資料が欠かせない。
全体像を把握しておくことで、漏れなく準備ができ、スムーズな取引を実現できる。

不動産売却で書類が重要となる理由

不動産売却は高額な取引であり、法的な権利関係や税務処理を正確に進めることが求められる。必要書類が不足すれば、契約締結や引き渡しが遅れるだけでなく、最悪の場合は契約が無効となるリスクもある。
登記事項証明書は所有権を確認する役割を持ち、納税通知書は課税額の確認に必須だ。このように、各書類は取引の安全性と信頼性を担保するために重要であり、事前の準備が欠かせない。

手続きごとに必要になるタイミング

必要書類は売却の進行に応じて段階的に求められる。査定時には登記事項証明書や固定資産税納税通知書が必要で、媒介契約時には本人確認書類や住民票が求められる。
売買契約段階では契約書や物件状況等報告書が必須となり、引き渡し時には実印や印鑑証明書が必要になる。その後、確定申告では契約書や領収書を提出する必要がある。
こうした流れを理解することで、効率的に準備を進められる。

不動産売却の査定段階で準備する書類

不動産会社に査定を依頼する際には、物件の状況や権利関係を示す書類が必要となる。正確な査定額を出すためには、所有者や課税状況、土地の境界が確認できる資料をそろえることが欠かせない。
これらの書類を早めに準備することで、査定がスムーズに進み、後の手続きの遅れを防ぐことにつながる。結果として、売却活動全体の効率化にもつながる。

登記事項証明書や権利証（登記識別情報）

出典元：法務省（登記識別情報通知書の様式の変更等について）
登記事項証明書は法務局で取得できる公的な資料であり、所有者の名前や土地・建物の情報が記載されている。権利証や登記識別情報は、売主が正しい所有者であることを証明する重要な書類だ。
これらがそろっていなければ、所有権を確認できず取引そのものが進められない。査定段階で不動産会社に提示することで、信頼性の高い査定結果を得やすくなる。ただし、決済時までは決して手渡してはいけない。この情報があれば名義変更ができてしまうためだ。

固定資産税納税通知書や評価証明書

固定資産税納税通知書は毎年5月頃に自治体から送付される。そこには土地や建物の課税標準額が記載されており、不動産会社はこの情報を参考にして査定を行う。
また、役所で発行される評価証明書は、より正式な資産価値の証明となる。これらを提出することで、税務処理や売却後の精算もスムーズになり、トラブルを防ぐことができる。

土地測量図や境界確認書

土地の形状や面積を正確に示すのが土地測量図だ。境界確認書は隣地所有者との境界線を明確にした資料で、後の紛争を避けるために非常に重要になる。
これらの書類を準備しておけば、買主も安心して取引できる。特に古い土地や境界があいまいな場合は、事前に測量を行っておくと査定価格への信頼性も高まる。

媒介契約を結ぶときに必要な書類

不動産会社と媒介契約を結ぶ際には、所有者本人を確認するための書類や物件に関する証明資料が必要になる。これらの書類がそろっていないと、契約自体を進められず売却活動が遅れてしまう可能性がある。
必要書類をあらかじめ準備しておくことで、媒介契約をスムーズに締結できる。結果として、売却活動を早期に開始できる点で大きなメリットがある。

本人確認書類（運転免許証など）

媒介契約を結ぶ際には、売主が誰かを確認するために本人確認書類が必要になる。運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなどが有効な証明となる。
これらは不動産会社が法令に基づき義務として確認するものであり、契約の適正性を担保する役割を果たす。コピーを提出するケースも多いため、原本を準備しておくと手続きがスムーズになる。

住民票

住民票は、売主の住所や氏名を確認するために提出する書類だ。自治体の役所やコンビニ交付サービスで取得可能で、有効期限は発行から3か月以内とされるのが一般的だ。
この書類があることで、売主の現住所と不動産登記上の情報に相違がないかを確認できる。万一住所が異なる場合は、登記簿上の住所変更手続きが必要になるため、早めに準備しておくことが望ましい。

建築確認済証や検査済証

建物を新築した際に交付される建築確認済証や検査済証は、建物が法令に適合して建築されたことを示す証明書だ。これらは物件の安全性や適法性を示すため、媒介契約時に提出を求められることがある。
特に古い建物では紛失しているケースが多く、再発行はできない。その場合は役所で確認台帳記載事項証明を取得できることがあり、これを代替資料として利用できる。適切な書類を提示することで、買主の安心感につながり、契約交渉も進めやすくなる。

売買契約を締結する際に必要な書類

売買契約の締結時には、取引条件を明確化し買主への情報開示を行う書類が必要となる。これらの書類は契約の透明性を保ち、後のトラブルを防止する重要な役割を担っている。契約書類から物件の詳細情報まで、適切に準備することで円滑な取引が実現できる。

売買契約書の原本

売買契約書は売買代金、引渡し日、契約条件などを記載した法的拘束力を持つ書面だ。不動産会社が作成し、売主と買主双方が署名・押印することで正式に契約が成立する。
契約書には物件の所在地、面積、代金の支払い方法、引渡し時期、特約事項などが詳細に記載される。内容に疑問がある場合は署名前に必ず確認し、修正が必要な箇所があれば事前に不動産会社に相談することが重要だ。

重要事項説明書や購入時の資料

重要事項説明書は宅地建物取引士が作成する物件の法的制限や権利関係を説明した書面だ。売主が物件購入時に受け取った資料一式も、買主への情報提供に活用される。

これらの資料には建築基準法上の制限、都市計画法の規制、上下水道の状況などが記載されている。購入時の資料が見つからない場合でも、不動産会社が必要な調査を行い新たに作成するため心配はない。

物件状況等報告書

物件状況等報告書は建物の現況や過去の不具合履歴を売主が報告する書面のことだ。雨漏り、シロアリ被害、給排水設備の故障歴などを正確に記載する必要がある。

虚偽の記載は契約不適合責任を問われる可能性があるため、些細な不具合でも隠さずに報告することが重要だ。事前に建物の状況を詳しく点検し、過去の修繕履歴も思い出して正確に記入する。

設備表

設備表は物件に付帯する設備機器の動作状況と引渡し条件を記載した書面だ。エアコン、給湯器、インターホン、照明器具などの設備ごとに「有・無」「良好・要修理」「撤去・引渡し」などを明記する。
設備の故障箇所がある場合は正直に「要修理」と記載し、引渡し予定がない設備は「撤去」にチェックを入れる。曖昧な記載は引渡し時のトラブルにつながるため、各設備の状況を事前に確認しておくことをお勧めする。

リフォーム履歴を示す資料（工事記録や保証書など）

過去のリフォーム工事の記録や設備の保証書は物件の価値を証明し、価値を上げる重要な資料だ。工事年月日、施工業者名、工事内容、費用が記載された契約書や領収書を準備する。
キッチンや浴室の改修、外壁塗装、屋根補修などの工事履歴は買主の購入意欲を高める要因となる。メーカー保証が残っている設備については保証書の原本も用意し、保証の継承が可能かの確認しておく。

引き渡しのときに必要な書類（決済時）

不動産売却の最終段階である引き渡しでは、所有権を移転し代金を受け取るための重要な書類が必要となる。実印や印鑑証明書などの本人確認資料に加え、抵当権抹消関係の書類、そして金融機関での精算に用いる口座情報やローン残高証明書が求められる。これらが整っていないと決済が進まず、引き渡し日に取引が完了しない恐れがあるため、確実に準備することが求められる。

実印と印鑑証明書

引き渡し時には売主の意思を正式に示すため、実印と印鑑証明書が必須となる。印鑑証明書は市区町村役場で発行され、有効期限は発行から3か月以内が一般的だ。
売買契約書や所有権移転登記の書類に押印するため、実印を忘れると取引自体が成立しない。事前に証明書を取得しておくことで、当日の手続きを円滑に進められる。

抵当権抹消に関する書類

住宅ローンが残っている場合、抵当権を抹消しなければ物件の所有権を完全に移転できない。抵当権抹消登記に必要な書類は、金融機関から発行される「登記原因証明情報」や「解除証書」などのことだ。
司法書士が代理で手続きを行うのが一般的であり、売主は必要な書類を準備して引き渡し日に提出する。これにより、買主は抵当権のない不動産を安心して取得できる。

銀行口座情報やローン残高証明書

引き渡し当日は、売買代金や諸費用を精算するために銀行口座情報を提示する必要がある。また、住宅ローンが残っている場合には、金融機関から発行されたローン残高証明書が求められる。
この証明書を基に残債を一括返済し、抵当権抹消の手続きが進められる。口座情報や証明書を事前に準備することで、資金決済が滞りなく行われ、取引を予定通りに完了できる。

登記事項証明書（登記簿謄本）

不動産の権利関係を証明する登記事項証明書は、所有権移転登記に必須だ。発行から3か月以内の最新のものを準備しなければならない。
多くの場合は司法書士が法務局で取得するが、売主が依頼されることもある。これを欠くと登記手続きが進まず、取引完了が不可能になる。

登記識別情報（権利証）

登記識別情報は、売主が正当な権利者であることを証明する12桁の番号のことだ。旧来の権利証に代わって法務局から交付されるもので、所有権移転登記に必ず必要となる。
もし紛失している場合は、事前通知や司法書士による本人確認情報を使う特別な手続きが必要になる。余計な時間や費用がかかるため、確実に保管し、引き渡し時に提出できる状態にしておくことが大切だ。

不動産売却後の確定申告に必要な書類

不動産売却で利益が出た場合には譲渡所得として課税されるため、翌年に確定申告を行う必要がある。その際は売却価格や取得費、諸経費を正しく証明できる書類が求められる。
確定申告書のほか、売却時と購入時の契約書のコピー、さらに仲介手数料や税金の領収書をそろえることが重要だ。これらがないと控除や経費計上ができず、余計な税負担が生じる恐れがある。

確定申告書

不動産売却後には、所得税法に基づき確定申告書を作成し提出する必要がある。特に「確定申告書B」と「譲渡所得の内訳書」を添付するのが一般的だ。
この申告書に売却価格、取得費、譲渡費用を記入し、譲渡所得を算出する。申告期限は原則として翌年の2月16日から3月15日までであり、期限を過ぎると延滞税や加算税が課されるため注意が必要だ。

売却時と購入時の契約書のコピー

売却価格と取得費を証明するために、売却時と購入時それぞれの売買契約書のコピーが必要となる。これにより、取得費を正確に把握し、課税額を正しく計算できる。
契約書が手元にない場合は、購入時の価格が不明となり概算取得費（売却額の5％）で計算されることになる。その結果、税額が大幅に増える可能性があるため、必ず準備しておくべき重要な資料である。

仲介手数料や税金の領収書

仲介手数料、印紙税、登録免許税などの支払いは譲渡費用として経費に計上できる。そのため、支払い時の領収書や振込明細を保存しておくことが必要だ。
これらの領収書を提出することで、譲渡所得を正しく減額できる。結果として、納める税額を軽減できるため、売却後の確定申告では欠かせない書類だ。

マンション売却で必要な書類

マンションの売却では、戸建てや土地の売却に比べて管理組合や管理会社に関する書類が多く求められる。これらは管理体制や維持費を判断するうえで不可欠であり、買主や金融機関の信頼を得るために重要だ。
管理規約や修繕積立金の状況、総会議事録に加え、重要事項調査報告書を整えることで、将来の費用負担や生活環境を明確に示せる。適切な書類をそろえることが、円滑な売却成立につながる。

管理規約や使用細則

管理規約や使用細則は、マンションでの生活ルールや管理方針を定めた文書のいことだ。共用部分の利用条件やペットの可否、駐車場の使用方法などが記載される。
買主はこれを確認することで購入後の生活に支障がないか判断できる。最新版を管理組合から入手して提示することが必要であり、不足すれば買主に不安を与える要因となる。

修繕積立金関連の資料や長期修繕計画書

修繕積立金の残高や将来の積立予定を示す資料は、マンションの維持管理状況を確認するために重要だ。長期修繕計画書には10年、20年先の大規模修繕に必要な費用見込みが記載される。
これらの資料を提示することで、買主は将来的な負担を把握できる。修繕計画が不十分であれば購入をためらう要因になるため、正確な資料を用意しておくことが望ましい。

重要事項調査報告書

重要事項調査報告書は、管理会社が発行するマンションの管理状況に関する公式な資料だ。管理費や修繕積立金の残高、滞納の有無、過去の総会決議、大規模修繕の予定などが網羅されている。
金融機関の融資審査でも必ず確認されるため、売却手続きにおいて欠かせない。多くの場合、不動産会社が管理会社に依頼して取り寄せるが、売主も内容を確認し誤りがあれば修正を依頼する必要がある。

総会議事録や維持費がわかる書類

総会議事録は、管理組合で過去にどのような議題が話し合われ、どのような決定が行われたかを記録したものだ。特に修繕やトラブル対応に関する内容は、マンションの健全性を判断する材料となる。
さらに、管理費や駐車場代など維持費が明記された書類も必要となる。買主はこれにより月々のランニングコストを把握でき、購入後の生活設計を立てやすくなる。

戸建てや土地の売却で必要な書類

戸建てや土地の売却では、建物の安全性や適法性を示す書類、設計や工事に関する資料、さらに土地の範囲を明確にする測量図などが必要となる。これらの書類が不足すると、登記手続きや売買契約が円滑に進まない可能性がある。
建築確認済証や検査済証は建物の適法性を示し、設計図書や工事記録は過去の施工内容を証明する。加えて、土地測量図や境界確認書は隣地との境界を示す重要な資料であり、売却時の紛争防止に直結する。

建築確認済証や検査済証

建築確認済証や検査済証は、建物が建築基準法に適合して建築され、検査を経て完成したことを示す公的書類のことだ。これらは住宅を新築した際に交付され、売却時には提示を求められることが多い。
紛失している場合は再発行ができないが、役所で確認台帳記載事項証明を取得して代替資料とすることが可能だ。提示することで買主の安心感が高まり、取引を円滑に進められる。

建築設計図書や工事記録書

建築設計図書は間取りや構造、使用した建材などを示す資料であり、工事記録書は実際の施工状況を証明する書類だ。これらは建物の性能や維持管理の参考となり、買主が安心して購入を決断する材料となる。
特に耐震補強や大規模リフォームの履歴がわかる場合、査定額や契約条件に良い影響を与える。提示できれば物件の価値を適切に伝えられる。

土地測量図や境界確認書

土地測量図は土地の面積や形状を正確に示す資料であり、境界確認書は隣地所有者と境界を確認した証明書である。これらは土地の売却時に特に重要で、境界が不明確なまま取引すると紛争の原因となる。
古い土地では測量が行われていないケースも多く、その場合は新たに測量を行う必要がある。正確な測量図と境界確認書を提示すれば、買主の信頼を得てスムーズに契約を進められる。

状況別に追加で必要となる書類

不動産売却では基本的な書類のほか、状況に応じて追加の資料が必要になる場合がある。相続した不動産や成年後見制度の利用、海外在住者による売却では、法的に求められる手続きが異なるためだ。
必要な書類を把握していなければ、取引が遅延したり契約自体が成立しない可能性もある。状況に応じた準備を行うことで、スムーズかつ安全な売却につながる。

相続した不動産を売却する場合

相続によって取得した不動産を売却する場合、相続登記が完了していることが前提となる。そのため、被相続人の戸籍謄本や除籍謄本、相続人全員の戸籍謄本、遺産分割協議書などの書類が必要になる。
これらを基に所有権移転登記を行い、相続人が正式な所有者として登記されなければ売却できない。相続関係の書類は数が多く煩雑であるため、司法書士に依頼して不備なく準備することが望ましい。

成年後見人が関与する場合

所有者が認知症などにより判断能力を欠く場合、成年後見人が代理して売却手続きを行う。この場合は家庭裁判所が発行する後見登記事項証明書や、裁判所の許可書が必要となる。
成年後見制度を利用している場合は、本人に代わって後見人が契約締結を行うため、裁判所の許可を得ない限り売却はできない。後見人に関連する書類を確実に整えておくことが必須だ。

海外在住者が売却する場合

海外在住の所有者が不動産を売却する場合、委任状を作成し日本国内の代理人に手続きを任せるケースが一般的だ。委任状は署名・押印のほか、現地の日本領事館で認証を受ける必要がある。
また、非居住者には「不動産売却時の源泉徴収義務」があり、買主が代金の10.21％を源泉徴収して税務署に納付する仕組みとなっている。こうした制度に対応するためにも、専門家の関与が不可欠といえる。
る場合もあるため、積極的に活用するのが望ましい。

まとめ｜不動産売却に必要な書類を整えて安心の取引を実現しよう

不動産売却では査定から引き渡し、そして確定申告まで段階ごとに多くの書類が必要となる。登記事項証明書や固定資産税関連の資料、売買契約書や印鑑証明書など、どれも手続きに欠かせない重要な存在だ。
これらを正しく準備できなければ、契約が遅れたり税務処理で余計な負担が生じる可能性がある。効率的に進めるには、専門家のサポートを受け、チェックリストを活用して漏れを防ぐことが有効といえる。
必要書類を整えておくことで、安心して売却を進められ、引き渡しから税務手続きまでをスムーズに完了できる。